سكرتير تنفيذي

[سعيد]

المهام والمسؤوليات: - إستلام البريد اليومي - إعداد وتصميم النماذج المطلوبة للعمل - ترميز وتسجيل البريد الوارد - عرض البريد على مدير الإدارة - توجيه البريد وفقاً للإختصاص والقسم المختص، مع إرسال بريد إلكتروني لتأكيد الإرسال - إعداد وتحرير المراسلات الإلكترونية مع تسجيل بيانات البريد ( التاريخ، الوقت، الرقم، الإدارة المختصة، عنوان البريد، موجز للخطابات والمواد المحررة ) - إعداد وتحرير وكتابة الخطابات والمادة المطلوبة - إرسال الخطابات والرد على الخطابات الواردة - التنسيق والتعاون مع إدارة شؤون المرضى والإدارة الطبية فيما يخص المرضى ومتطلباتهم في حدود مسؤوليات الإدارة - صياغة الرد على الشكاوى الواردة من وزارة الصحة بعد إستكمال التحقيقات من قبل إدارة شؤون الموظفين - أرشفة البريد وفقاً للأهمية في مستندات البريد الإلكتروني - حفظ معلومات البريد الصادر والوارد - طباعة الخطابات والمواد المحررة - حفظ وأرشفة الخطابات والمستندات والمواد الصادرة والواردة بجميع وسائل الإتصال - إجراء إصدار الخطابات والمواد المحررة - ترميز وتسجيل البريد الصادر - الرد على الإتصالات الهاتفية وتدوين طلبات المتصل وحل الأمور المتعلقة بهذه الإتصالات - إعادة توجيه الإتصالات الهاتفية حسب الطلب - تخطيط وتنظيم الإجتماعات - حجز وتجهيز القاعات ودعوة المشاركين للإجتماعات - إستقبال المشاركين في الإجتماعات - إعداد محاضر الإجتماعات - تدوين ملاحظات الإجتماعات - توزيع أوراق الإجتماعات قبل وبعد الإجتماعات - تنظيم مواعيد مدير الإدارة - عرض أجندات وبيانات العمل على مدير الإدارة - تسجيل بيانات الزوار واللجان - ترتيب مواعيد الإجتماعات الخارجية - إبلاغ الجهة المستضيفة عن موعد وصول وفد الإدارة - إلغاء الإجتماعات حسب الظروف الطارئة - تجهيز أماكن حفظ المستندات والبيانات - تصنيف وترميز وفهرسة المحفوظات - إتلاف الملفات الغير مستخدمة - تحديد الموضوعات التي تحتاج إلى متابعة - الإطلاع على ملف المتابعة بشكل يومي وتحديد الأولويات من بينها - إتخاذ الإجراءات الملائمة من أجل متابعة الموضوعات - إعداد الخطابات والنماذج الإدارية المرتبطة بإجراءات موظفي الإدارة - تنسيق إجازات العاملين بالإدارة - رفع التقارير المتعلقة بأداء موظفي الإدارة بعد إعتمادها من مدير الإدارة - تنسيق إجراءات الأعمال الإضافية للعاملين

سÙرتÙر تÙÙÙØ°Ù Â - تÙاصÙ٠اÙÙظÙÙØ© - ÙظÙÙØ©.ÙÙÙ

المهام والمسؤوليات: - إستلام البريد اليومي - إعداد وتصميم النماذج المطلوبة للعمل - ترميز وتسجيل البريد الوارد - عرض البريد على مدير الإدارة

www.wadhefa.com